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Lo que ya haces

¿Sabías que ejecutas pequeños procesos todos los días?

Piensa en esta mañana. Te despertaste, y antes de hacer nada que llamarías trabajo, ya habías pasado por un puñado de pequeñas rutinas sin pensar en ninguna de ellas. Quizás preparaste una bebida caliente. Tomaste una taza, añadiste lo que siempre añades, esperaste, la llevaste a donde te sientas. No decidiste cada movimiento esa mañana. Lo hiciste como lo haces cada mañana, más o menos en el mismo orden, y obtuviste más o menos el mismo resultado.

Eso es un proceso. No lo estabas pensando como tal. Era simplemente cómo preparas tu bebida. Pero lo has estado ejecutando durante años, de la misma manera, y te da el mismo resultado cada vez. Eso es lo que es un proceso, en su forma más simple. Una manera de hacer algo que repites, que te da el resultado que quieres.

Tu día está lleno de estos. La manera en que te preparas para salir de casa. La manera en que revisas tus mensajes. La manera en que empiezas tu trabajo, la manera en que lo cierras al final. Cada uno de estos es un pequeño proceso, repetido, casi siempre desapercibido. No te sentaste a diseñarlos. Se convirtieron en la manera en que haces las cosas, al hacerlas una y otra vez hasta que tomaron una forma.

Esto es cierto para todos, y es cierto para cada negocio. La factura que sale, el pedido que se envía, la persona nueva que recibe formación, el mes que se cierra. Cada uno es un proceso, una manera repetida de obtener un resultado particular. Las personas que los hacen quizás nunca los hayan llamado procesos. Simplemente saben cómo va.

Así que la respuesta a la pregunta ya está en tu propia mañana. Ejecutas pequeños procesos todos los días. Siempre lo has hecho. El resto de este libro trata de verlos con claridad, entender de qué están hechos, y aprender a darles forma a propósito en lugar de dejar que se formen por su cuenta. Antes de todo eso, necesitamos mirar de qué está hecho realmente un proceso, empezando por su parte más pequeña.

El estándar más alto posible es ver las pequeñas rutinas repetidas de tu propio día como los procesos que son, antes de intentar cambiar una sola de ellas.

Conclusión clave: Ya ejecutas pequeños procesos todos los días, maneras repetidas de obtener un resultado que nunca has tenido que llamar procesos. Están en tu rutina matutina y en cada negocio a tu alrededor. Ver que existen, en tu propia vida, es donde empieza todo en este libro.

Has estado ejecutando procesos toda tu vida. Solo que nunca tuviste que nombrarlos.

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El paso

Toma primero la pieza más pequeña. Un proceso está hecho de pasos, y un paso es una sola acción que hace avanzar el trabajo.

Llenar una taza es un paso. Añadir la leche es un paso. Esperar a que esté lista es un paso. Cada uno es una sola acción, y por sí solo es pequeño. Llenar una taza no logra nada por sí mismo. No puedes beber una taza caliente vacía. El paso solo importa porque es parte de algo más grande, y porque el siguiente paso necesita que haya ocurrido.

Esta es la parte más pequeña de cualquier proceso, y es la parte que la mayoría de las personas nunca han nombrado. Tendemos a ver el conjunto, preparar la bebida, enviar la factura, y no las acciones separadas que hay dentro. Pero el conjunto siempre está hecho de pasos, y no puedes entender ni mejorar un proceso hasta que puedas ver los pasos de los que está hecho. Un proceso que no puedes descomponer en pasos es un proceso con el que no puedes trabajar. Es simplemente algo que ocurre.

Un paso es también la parte más pequeña del resultado. Cada paso produce algo. Eso es lo que lo hace un paso y no solo un movimiento. Llenar la taza produce una taza llena. Calentar la leche produce leche caliente. El paso hace algo, y lo que hace es el comienzo del resultado hacia el que trabajas. Descompón el trabajo en pasos, y habrás descompuesto el resultado en sus partes más pequeñas.

El estándar más alto posible es descomponer cualquier proceso que ejecutes en sus pasos separados, y ver cada paso como una sola acción que produce una sola cosa.

Conclusión clave: Un paso es una sola acción que hace avanzar el trabajo, y es la parte más pequeña de un proceso. Cada paso produce algo. No puedes entender ni mejorar un proceso hasta que puedas ver los pasos separados de los que está hecho.

El conjunto siempre está hecho de pasos. Ve los pasos, y podrás ver el proceso.

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Lo que entra y lo que sale

Cada paso toma algo y entrega algo. Lo que toma es su entrada. Lo que entrega es su salida.

Calentar la leche toma leche fría y entrega leche caliente. La leche fría es la entrada. La leche caliente es la salida. Esto suena casi demasiado simple para decirlo, pero es la idea que hace funcionar un proceso, por lo que ocurre después. La leche caliente que salió del paso de calentar es exactamente lo que el siguiente paso necesita. La salida de un paso se convierte en la entrada del siguiente.

Eso es lo más importante que hay que entender en este capítulo. Un proceso no es una lista de acciones separadas que por casualidad están cerca unas de otras. Es una cadena. Cada paso produce algo, y ese algo es sobre lo que trabaja el siguiente paso. La salida de un paso es la entrada del siguiente, todo el camino, hasta que la salida final es el resultado que querías.

Una vez que ves esto, puedes ver por qué un proceso se mantiene unido o se desmorona. Si un paso no produce lo que el siguiente paso necesita, la cadena se rompe en ese punto, y todo lo que viene después se detiene o sale mal. Si la leche no se calienta, el siguiente paso recibe leche fría, y el resultado no es la bebida que querías. Los pasos están unidos por lo que pasa entre ellos, y esa unión es la diferencia entre un proceso que funciona y un montón de acciones.

El estándar más alto posible es ver, para cada paso, lo que toma y lo que entrega, y ver cómo la salida de un paso se convierte en la entrada del siguiente.

Conclusión clave: Cada paso toma algo, su entrada, y entrega algo, su salida. La salida de un paso se convierte en la entrada del siguiente. Esto es lo que une los pasos en una cadena que funciona, y es donde un proceso se mantiene unido o se rompe.

La salida de un paso es la entrada del siguiente. Eso es lo que convierte acciones separadas en un proceso.

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El orden

Si la salida de un paso alimenta al siguiente, entonces el orden de los pasos no puede ser aleatorio. Tiene que seguir la cadena.

Calientas la leche antes de verter el café sobre ella, no después. No puedes calentar la leche una vez que ya está mezclada en la bebida terminada. Algunos pasos tienen que venir antes que otros, porque el paso posterior necesita lo que produjo el paso anterior. El orden no es una cuestión de pulcritud. Está incorporado en cómo los pasos se alimentan entre sí.

Esto es lo que es una secuencia. Pasos en el orden que el trabajo requiere. Cambia el orden, y puedes obtener un peor resultado, o ningún resultado. Vierte antes de tener una taza lista, y el trabajo falla en ese punto. La secuencia es parte del proceso, tanto como los pasos mismos. Un proceso no es solo qué pasos haces. Es qué pasos haces, en qué orden.

Algunos pasos no dependen unos de otros, y esos pueden ocurrir al mismo tiempo. Mientras la leche se calienta, puedes ir preparando la máquina, porque ninguno de esos pasos necesita que el otro haya terminado primero. Ver qué pasos tienen que seguir a otros, y cuáles pueden ir en paralelo, es el comienzo de entender cómo se mueve realmente un proceso. Por ahora, el punto es más simple. Los pasos van en un orden, y el orden importa, porque cada paso está alimentando al siguiente.

El estándar más alto posible es ver el orden en que van tus pasos, y entender por qué cada paso está donde está, antes de cambiar ese orden.

Conclusión clave: Una secuencia es pasos en el orden que el trabajo requiere. El orden no es cuestión de pulcritud. Está incorporado en cómo cada paso alimenta al siguiente, así que cambiarlo puede dar un peor resultado o ninguno. Un proceso es qué pasos haces, en qué orden.

Un proceso no es solo qué pasos haces. Es qué pasos haces, en qué orden.

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Uniéndolo todo

Ahora se puede definir la palabra, porque cada parte de ella ha sido construida.

Un proceso es una secuencia de pasos, unidos por sus entradas y salidas, que convierte una entrada inicial en un resultado final, de manera fiable, una y otra vez.

Léelo despacio, porque cada pieza es algo que ya tienes. Pasos, las acciones individuales. Entradas y salidas, lo que cada paso toma y entrega. Secuencia, el orden en que van los pasos. Y de manera fiable, una y otra vez, que es la parte que lo hace un proceso y no un esfuerzo de una sola vez. Preparar una bebida una vez, de una manera que nunca podrías repetir, no es un proceso. Prepararla de la misma manera cada mañana, y obtener el mismo resultado, sí lo es.

Esa última parte importa más de lo que parece. Un proceso se define por la repetición y la fiabilidad. El valor de un proceso es que te da el mismo resultado cada vez, sin que tengas que resolverlo de nuevo desde el principio. No reinventas tu bebida matutina cada día. Ejecutas el proceso, y el resultado sale igual. Esa igualdad no es aburrida. Es justamente el punto. Significa que el resultado es fiable, y tu atención queda libre para todo lo demás.

Esto es lo que has estado haciendo toda tu vida sin nombrarlo. Cada manera repetida y fiable en que obtienes un resultado es un proceso, hecho de pasos, unidos por entradas y salidas, ejecutado en una secuencia. No necesitabas este libro para empezar a hacerlos. Lo necesitabas para empezar a verlos, lo cual ahora puedes.

El estándar más alto posible es definir cualquier proceso que ejecutes en estos términos: los pasos, las entradas y salidas, la secuencia, y el resultado fiable que produce.

Conclusión clave: Un proceso es una secuencia de pasos, unidos por sus entradas y salidas, que convierte una entrada inicial en un resultado final, de manera fiable y repetible. La fiabilidad es el punto. Un proceso te da el mismo resultado cada vez, así que no tienes que resolverlo de nuevo desde el principio.

Un proceso es una manera repetible de obtener el mismo resultado, para que nunca tengas que resolverlo desde el principio otra vez.

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Ejemplo real

Un líder prepara un café por la mañana, de la misma manera casi todos los días.

Empieza con la taza. Hay un tipo favorito, y hay cuatro de ellas en el armario, de modo que incluso en una mañana en que las demás están sin lavar, casi siempre hay una limpia. Esto es algo pequeño, pero no es un accidente. Cuatro tazas significan que el proceso puede ejecutarse incluso cuando el día anterior no se ha ordenado.

Media taza de leche semidesnatada va primero, porque al líder le gusta la bebida con mucha leche. Todavía medio dormido, el líder pone la taza de leche en el microondas durante un minuto. Mientras la leche se calienta, y esta es la parte que vale la pena notar, el líder no está esperando. El agua va a la máquina de café durante ese minuto, porque llenar la máquina no necesita la leche, y la leche no necesita la máquina. Dos pasos, ejecutándose al mismo tiempo, porque ninguno depende del otro.

Cuando la leche está caliente, la taza se coloca donde recibirá el café. La cápsula entra. La máquina se pone en marcha, ajustada a la taza grande. Cuando termina, la cápsula usada se retira, se añade un poco de leche de coco, y una pequeña pizca de cinco especias va por encima. Esos dos últimos pasos tampoco están ahí por casualidad. Son lo que hace que esta bebida sea la bebida de este líder, y no un café cualquiera. Una elección, repetida cada mañana, que da forma al resultado.

Luego el líder la lleva de vuelta a la cama y la bebe despacio, durante unos veinte minutos, antes de levantarse para empezar el día. A decir verdad, la mayoría de las mañanas no es el líder quien lo prepara. Otra persona en la casa lo prepara, y sale igual, porque los pasos son lo bastante claros como para que alguien distinto de quien dio forma al proceso pueda ejecutarlo y producir el mismo resultado.

Fíjate en lo que acaba de ocurrir en esa taza. Pasos, cada uno una sola acción. Entradas y salidas, la leche fría convirtiéndose en leche caliente, la leche caliente recibiendo el café. Una secuencia, la leche calentada antes de que el café se vierta sobre ella, nunca después. Dos pasos ejecutándose al mismo tiempo porque ninguno necesitaba al otro. Un resultado fiable, la misma bebida, mañana tras mañana, incluso en manos de otra persona. Cada parte de este capítulo está en ese café. El líder nunca lo llamó un proceso. Lo era desde el principio.

El proceso del café termina cuando el café está hecho. El proceso de despertar no.

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¿Sabías qué?

¿Sabías que ejecutas pequeños procesos todos los días? Lo haces, y ahora puedes verlos. Están en tu rutina matutina, en la manera en que empiezas y cierras tu trabajo, en cada cosa repetida que haces para obtener un resultado. Los has estado ejecutando toda tu vida sin nombrarlos. Ver que existen, en tu propia vida, es donde empieza este libro.

Cada uno de esos procesos está hecho de pasos. Un paso es una sola acción que hace avanzar el trabajo, y es la parte más pequeña de un proceso. Cada paso produce algo, lo que lo hace también la parte más pequeña del resultado.

Cada paso toma algo y entrega algo. Su entrada, y su salida. La salida de un paso se convierte en la entrada del siguiente, y eso es lo que une acciones separadas en una cadena que funciona. Es donde un proceso se mantiene unido, y donde se rompe.

Como cada paso alimenta al siguiente, los pasos van en un orden. Ese orden es una secuencia, y no es cuestión de pulcritud. Está incorporado en cómo los pasos se alimentan entre sí, así que cambiarlo puede dar un peor resultado o ninguno. Un proceso es qué pasos haces, en qué orden.

Unido todo, un proceso es una secuencia de pasos, unidos por sus entradas y salidas, que convierte una entrada inicial en un resultado final, de manera fiable y repetible. La fiabilidad es el punto. Un proceso te da el mismo resultado cada vez, así que nunca tienes que resolverlo desde el principio otra vez.

Eso es todo este capítulo, y es el terreno sobre el que se apoya todo lo demás. Ahora tienes las partes de las que está hecho cada proceso, y puedes ver esas partes en tu propio día. Lo que aún no tienes es qué hacer con ellas. Un proceso puede simplemente ocurrir, como ocurrió tu bebida matutina, o se le puede dar forma a propósito. Darle forma a propósito es un oficio, y ese oficio tiene cinco partes. Ves el proceso. Lo diseñas. Lo firmas con las personas a quienes afecta. Lo ejecutas. Lo apoyas a medida que vive. Ver, Diseñar, Firmar, Ejecutar, Apoyar. Esas cinco son las disciplinas de trabajar con procesos a propósito, y cada una es un capítulo en sí mismo, empezando por el primero. Antes de que puedas diseñar un proceso, tienes que ser capaz de verlo. Ahí es donde vamos a continuación.

Ya ejecutas procesos. El trabajo por delante no es empezar, sino verlos, y luego darles forma a propósito.

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